PRIVACY POLICIES

Esta sección reúne las reglas generales de tratamiento de datos
personales de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. y su aplicación a las
actividades de la Empresa.

MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. (en adelante «MARIA ELENA VILLAMIL» o «la Empresa»), en desarrollo de sus actividades comerciales, ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual recoge los principios y reglas del Régimen General de Protección de Datos Personales, con el fin de garantizar el derecho al hábeas data de los titulares de la información que trata. Esta Política desarrolla el derecho constitucional consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, hoy compilados en el Decreto Único 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo, así como en las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

La presente Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para MARIA ELENA VILLAMIL en su calidad de responsable del tratamiento, así como para todos sus empleados, contratistas, encargados y terceros que obren en su nombre o la representen, y para las empresas afiliadas, subsidiarias o que formen parte de su grupo empresarial. En los casos en que no exista vínculo laboral, se incluirá la correspondiente cláusula contractual para que quienes obren en nombre de la Empresa se obliguen a cumplir esta Política. Su incumplimiento dará lugar a las sanciones de tipo laboral o a la responsabilidad contractual que corresponda, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios causados a los titulares o a la Empresa por el indebido tratamiento de datos personales.

El responsable del tratamiento de los datos personales es MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S., sociedad identificada con el NIT 900.045.889-9, con domicilio en la Cra 1 #47-160, Segundo Piso, Cali – Valle del Cauca; teléfono +57 602 483 7470; correo electrónico gestionhumana@mariaelenavillamil.com.co ; y sitio web www.mariaelenavillamil.com.co

La política tiene como propósito garantizar el derecho constitucional al hábeas data de los titulares de la información tratada por la Empresa y establecer los principios y reglas aplicables al tratamiento de sus datos personales.

Para la correcta interpretación de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias: 

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales. 

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular, para informarle la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento. 

Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento, que incluye archivos físicos y electrónicos. 

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Dato público: dato calificado como tal por la ley o la Constitución, tales como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público. 

Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos de salud, de vida sexual y los biométricos. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de MARIA ELENA VILLAMIL. 

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. 

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Transferencia: envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento. Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera del territorio nacional, para su tratamiento por un encargado por cuenta del responsable.

El tratamiento de datos personales por parte de MARIA ELENA VILLAMIL se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, previstos en la Ley 1581 de 2012. En virtud de ellos, el tratamiento obedecerá a una finalidad legítima informada previamente al titular; solo se realizará con su consentimiento, previo, expreso e informado, o por mandato legal o judicial; la información será veraz, completa, exacta y actualizada; y se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar su seguridad y confidencialidad.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a: 

(a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. 

(b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe este requisito. 

(c) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales. 

(d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley. 

(e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales. 

(f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

MARIA ELENA VILLAMIL obtiene, al momento de la recolección, la autorización previa, expresa e informada del titular, indicándole los datos que se recogen y las finalidades del tratamiento. La autorización podrá constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó. En ningún caso el silencio se entenderá como autorización. No obstante, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá autorización cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; se trate de datos de naturaleza pública; se presente una urgencia médica o sanitaria; el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica; o se refiera a datos relacionados con el Registro Civil de las personas

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales. La solicitud se tramitará por los canales y procedimientos establecidos en esta política.

Los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados y aspirantes que se recojan o que reposen en las bases de datos de MARIA ELENA VILLAMIL serán tratados conforme a las finalidades que se describen a continuación, según la categoría del titular. 

Clientes y usuarios 

Adelantar las gestiones propias de las etapas precontractual, contractual y poscontractual, así como cumplir la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas. 

Gestionar solicitudes, peticiones, quejas y reclamos, adelantar encuestas de satisfacción sobre los productos de la Empresa. 

Efectuar operaciones de venta, facturación, así como actividades de mercadeo, promoción y publicidad de productos y servicios actuales y futuros. 

Realizar el envío y recepción de mercancías y de material publicitario, así como el seguimiento al desempeño del producto. 

Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades. 

Proveedores y contratistas

Realizar el análisis, evaluación, selección y vinculación de proveedores y contratistas, y comunicarles las políticas y procedimientos aplicables. 

Evaluar la calidad y los niveles de servicio recibidos, así como controlar y registrar contablemente las obligaciones contraídas y efectuar los pagos correspondientes. 

Dar cumplimiento a las obligaciones legales en materia fiscal, aduanera y comercial ante entidades administrativas y judiciales, y adelantar auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos. 

Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades. 

Empleados, ex empleados y aspirantes 

Adelantar los procesos de análisis, evaluación y selección de personal, incluidos los estudios de verificación de referencias que resulten pertinentes. 

Desarrollar la relación laboral y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del contrato de trabajo, incluido el pago de salarios y prestaciones sociales y las afiliaciones al sistema de seguridad social. 

Adelantar programas de bienestar corporativo y evaluar la calidad de los servicios prestados por el empleado. 

Conservar la información una vez terminada la relación, cuando exista un deber legal o contractual de conservación. 

El tratamiento de datos personales sensibles que llegue a requerirse, especialmente con ocasión de la relación laboral, se realizará bajo autorización expresa del titular y con las medidas de seguridad reforzadas que la ley exige, informándole que no está obligado a autorizar el tratamiento de este tipo de datos.

El titular, sus causahabientes o representantes podrán consultar los datos personales que reposen en las bases de datos de MARIA ELENA VILLAMIL. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o cuando advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo, que será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección y los datos de contacto, y los documentos que se quieran hacer valer. Las consultas y reclamos podrán presentarse a través del correo electrónico gestionhumana@mariaelenavillamil.com.co , de la línea telefónica +57 602 483 7470 / +57 602 483 7071, o por escrito en la Cra 1 #47-160, Segundo Piso, Cali.

El titular podrá presentar reclamos relacionados con la corrección, actualización o supresión de sus datos personales, o por un presunto incumplimiento de la normativa. También podrá solicitar la revocatoria de la autorización en los casos previstos por la ley. Los requisitos, canales y términos de atención se describen en el procedimiento de consultas y reclamos.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, MARÍA ELENA VILLAMILha designado un área responsable de la función de protección de datos personales, encargada de tramitar las solicitudes formuladas por los titulares para el ejercicio de los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012.

Esta función estará a cargo del área de Gestión Humana de la Empresa, y las solicitudes deberán presentarse a través de los medios y canales establecidos en el numeral 9, “Procedimiento para Consultas y Reclamos”, de la presente Política, sin perjuicio de que MARÍA ELENA VILLAMIL pueda designar posteriormente otro cargo o dependencia específica para el cumplimiento de esta función.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y mientras subsistan las obligaciones legales o contractuales de conservación a cargo de MARIA ELENA VILLAMIL. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el término de vigencia de la sociedad, salvo aquellas cuya finalidad corresponda a una actividad puntual, caso en el cual su vigencia se extenderá hasta la finalización de dicha actividad.

La presente Política rige desde su publicación, efectuada el 3 de mayo de 2019, y su última actualización corresponde al 13 de agosto de 2026. Permanecerá vigente hasta que sea modificada, sustituida o revocada.

En desarrollo del principio de seguridad, MARIA ELENA VILLAMIL ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados y terceros que accedan a la información se obligarán a observar esta Política y a mantener la confidencialidad correspondiente, y solo podrán utilizar los datos para los fines directamente relacionados con su relación con la Empresa y mientras esta subsista.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones que el titular tenga con MARIA ELENA VILLAMIL, y con sujeción a los requisitos legales aplicables, su información podrá ser transferida o transmitida a terceros, dentro o fuera del país, para el cumplimiento de las finalidades previstas en esta Política. En tales eventos, la Empresa exigirá a los receptores o encargados la observancia de niveles adecuados de protección de datos y el cumplimiento de la presente Política. Asimismo, la Empresa podrá suministrar información a autoridades judiciales o administrativas cuando resulte necesario para cumplir la ley, atender procesos y requerimientos de autoridades, hacer cumplir sus términos y condiciones o proteger sus derechos, en los términos permitidos por la normatividad vigente.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS