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Política de privacidad

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, la empresa MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S, en adelante denominada a como MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S, comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y terceros en general, le informa las políticas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales que se almacenan y custodian en nuestra base de datos, las cuales son obligatorias en todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o transferencia de dicha información.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es de cumplimiento obligatorio para MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S, en su carácter de administradora, así como para todas las empresas aliadas a ella, subsidiarias o que formen parte de su grupo empresarial.

MARCO LEGAL

La presente Política de Tratamiento de los datos personales tiene su sustento normativo en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, que disponen:

– Todas las personas tienen derecho a la intimidad personal y familiar y al buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacer que se respeten. Asimismo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recabado sobre ellos en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de los datos se respetará la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y otras formas de comunicación privada son inviolables. Sólo podrán ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y en los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que establezca la ley”.

– Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones de carácter general para la protección de datos personales”.

– Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

INFORMACIÓN GENERAL SOBRE MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social: MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S
NIT 900.045.889-9
Dirección: Cra 1 #47-160 Segundo Piso. Cali – Valle del Cauca
Teléfono: +57 602 483 7470
Correo electrónico: gestionhumana@mariaelenavillamil.com.co
Sitio web: www.mariaelenavillamil.com.co

FINALIDAD DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto desarrollar e informar al público en general sobre los lineamientos corporativos y legales bajo los cuales MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. trata los datos personales, la finalidad del tratamiento, los derechos de los interesados, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S, entre otros.

DEFINICIONES LEGALES

A los efectos de la implementación de esta política y de conformidad con las normas legales, se entenderá por:


Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento;

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento, ya sea un cliente, proveedor, empleado o cualquier tercero que con motivo de una relación comercial o jurídica proporcione datos personales a MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que involucren datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

Dato personal: Cualquier información vinculada o susceptible de vincularse a una o más personas físicas determinadas o identificables;

Datos públicos: Datos que no son semiprivados, privados o sensibles. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su condición de comerciantes o servidores públicos. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no estén sujetas a reserva.

Datos sensibles: Los datos sensibles se definen como datos que afectan la privacidad del Titular de los datos o cuyo uso indebido puede dar lugar a discriminación, tales como datos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, afiliación a sindicatos, organizaciones sociales , los derechos humanos o la promoción de los intereses de cualquier partido político o la garantía de los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos se produce cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, radicado en Colombia, envía la información o datos personales a un destinatario, quien a su vez es el responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización del tratamiento por parte del responsable por cuenta del responsable.

Cuando se defina un término utilizado en esta Política de tratamiento de la información, se referirá a esa definición. Asimismo, cuando algún término utilizado no esté expresamente definido en este documento o en la Ley aplicable, se aplicará el sentido literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación sea consistente con la finalidad de la Política de Tratamiento de Información.

PRINCIPIOS QUE RIGEN EL MANEJO DE DATOS PERSONALES POR MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA. SAS

Los principios que rigen el tratamiento de datos personales por parte de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. son los siguientes


Principio de licitud: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada que debe sujetarse a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las desarrollan.

Principio de finalidad: La finalidad del tratamiento debe ser legítima y el titular debe ser informado.

Principio de límite razonable: El almacenamiento y tratamiento de datos personales se limitará a lo que sea esencialmente necesario para cumplir con los fines de la relación comercial previamente señalados, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.

Principio de libertad: Los datos personales sólo podrán ser tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial.

Principio de veracidad: la información debe ser verdadera, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de transparencia: derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales tratados por MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. debe ser garantizado.

Principio de Acceso y circulación restringida: el Tratamiento sólo podrá ser realizado por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

Principio de Seguridad: la información debe ser manejada con las medidas necesarias para dar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: los datos personales que no tengan carácter público están reservados y sólo podrán ser proporcionados en los términos de la Ley.

Principio de incorporación sistemática: los principios de Protección de Datos Personales se implementarán en todos los procesos y procedimientos de la actividad comercial de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los procesadores de datos o encargados del tratamiento de datos. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de datos, salvo excepción expresa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de esta ley;

Ser informado por el responsable del tratamiento de datos, con previa solicitud, del uso que se ha hecho de sus datos personales;


Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocación y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de datos el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S, actuando como encargado del tratamiento de datos personales, ha adoptado procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recogida de sus datos personales, su autorización para el tratamiento de los mismos y para informarle de los datos personales que serán recabados, así como de todas las finalidades específicas del Tratamiento para las que se obtiene su consentimiento.

Se entenderá que el Titular ha otorgado a MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S Autorización para el Tratamiento de sus datos personales cuando así lo manifieste: (i) por escrito; (ii) oralmente; o (iii) mediante una conducta inequívoca por parte del Titular que lleve a la conclusión razonable de que ha otorgado a MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S la autorización respectiva. En ningún caso el silencio se entenderá como una conducta inequívoca.

No obstante, lo anterior, no será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales o por mandato judicial; (ii) Datos de carácter público; (iii) Casos de emergencia médica o de salud; (iv) Tratamiento de información autorizada por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Revocación de autorización y/o supresión de datos

El Titular de los datos personales podrá en cualquier momento solicitar a MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S como Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos. mismo, mediante la presentación de un reclamo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Sin embargo, le advertimos que no procederá la solicitud de supresión de la información y/o la revocación de la autorización cuando como Titular de los datos personales tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA. SAS

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S tratará los datos personales para las siguientes finalidades:


Para realizar, por cualquier medio, directamente o a través de terceros, actividades de marketing, promoción y/o publicidad propias o de terceros, ventas, facturación, gestión de cobro, cobranza, programación, soporte técnico, inteligencia de mercado, mejora del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y calificación de medios de pago, prevención del fraude, así como cualquier otra actividad relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.

Generar una comunicación óptima en relación a nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.

Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de productos, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otros relacionados con nuestros servicios y productos.

Proporcionar asistencia, servicio y soporte técnico para nuestros productos y servicios.

Realizar las gestiones necesarias para el cumplimiento de las obligaciones inherentes a los servicios que presta MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S.

Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus subsidiarias, distribuidores, subcontratistas y demás personas directa o indirectamente relacionadas con el objeto social de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S.

Controlar y prevenir el fraude en todas sus formas.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS RELATIVAS A DATOS PERSONALES

El Titular de los datos personales o quien esté debidamente autorizado podrá:

Formular solicitudes y consultas para conocer los datos personales del Titular que reposan en MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S.

Solicitar la actualización, modificación, rectificación o supresión de los datos del Titular, cuando corresponda, de conformidad con la presente Política y la Ley aplicable.

Solicitar copia de la autorización otorgada por el Titular a MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales. Estas consultas podrán realizarse de forma gratuita al menos una vez cada mes natural y siempre que se produzcan modificaciones sustanciales en las Políticas de Tratamiento de la Información que den lugar a nuevas consultas. El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá realizar consultas a MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S sobre los datos personales del Titular a través de los siguientes mecanismos:

Verbalmente, llamando a la Línea de Atención al Cliente en Cali: +57 602 483 7470 – +57 602 483 7071 

Por medio escrito, dirigido a la siguiente dirección: Cra 1 #47-160 Segundo Piso. Cali, Colombia

Por correo electrónico a la siguiente dirección: gestionhumana@mariaelenavillamil.com.co


La consulta será respondida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta en el plazo antes señalado, MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. informará al interesado, expresando los motivos e indicando la fecha en que se dará respuesta a su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE QUEJAS Y RETIRO DEL PERMISO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté debidamente autorizado podrá:

Revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos.

Presentar reclamos cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. relacionados con el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con lo establecido en las presentes Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales.

Revocación de la Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Personales.

El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en los siguientes supuestos:

Por decisión unilateral, libre y voluntaria del Titular de los Datos Personales, cuando no exista obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos; y cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a derecho. Lo anterior, sin perjuicio de las normas que MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. debe observar en cuanto a la retención de documentos para cumplir con las obligaciones formales. En consecuencia, MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S eliminará los datos o suspenderá su uso cuando sea necesario, de conformidad con las normas sobre conservación de documentos que le sean aplicables.

El procedimiento para atender reclamos sobre datos personales del Titular es el siguiente:

El Titular o quien esté debidamente autorizado para ello, podrá formular reclamaciones ante MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S en relación con el Tratamiento de sus datos personales, en los siguientes supuestos:

Cuando se considere que la información del Titular contenida en una base de datos deba ser corregida, actualizada o suprimida; o cuando se advierta que presuntamente se ha incumplido alguno de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos.

La formulación de reclamos deberá realizarse a través de cualquiera de los siguientes canales de atención:

Verbalmente comunicándose a la Línea de Atención al Cliente en Cali: +57 602 483 7470 / + 57 602 483 7071

Por medio escrito, dirigido a la siguiente dirección: Cra 1 #47-160 Segundo Piso. Cali, Colombia

Por correo electrónico a la siguiente dirección: sales@mariaelenavillamil.com.co

El reclamo presentado por el Titular o por la persona autorizada deberá contener por lo menos lo siguiente: (i) Identificación del Titular; (ii) Descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación; (iii) Datos de contacto y ubicación del Titular (Dirección, teléfono, celular, correo electrónico, etc.); y (iv) Los documentos o pruebas que sustenten la reclamación. Si la información anterior no está disponible, se entenderá que el reclamo no está completo.

Si el reclamo es incompleto, MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. deberá solicitar al interesado que subsane las fallas o presente la información o documentación requerida dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo por parte de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamo ha sido desistido y se archivará.

MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S tiene un término de quince (15) días hábiles para atender el reclamo, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de recibo en MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del plazo antes señalado, MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Atención al Cliente de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S. es responsable de recibir las solicitudes, consultas y reclamos del Titular de los Datos Personales respecto de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales y revocar la Autorización. Asimismo, el área de Atención al Cliente se asegurará de que cada una de las áreas de MARIA ELENA VILLAMIL & CÍA S.A.S responda de manera adecuada y oportuna a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de datos personales tiene vigencia desde el 3 de mayo de 2019 hasta que sea expresamente revocada o modificada.

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